不少創業新手對有限公司認知不多，常誤以為公司秘書等於私人秘書，公司秘書被誤以為可有可無，本文與大家分享公司秘書責任和職務，讓大家加深對公司秘書認識，有意開有限公司既你要特別留意！

公司秘書是什麼？

公司秘書是企業專業行政人員，在不小發達國家，例如香港、新加坡，公司秘書更是有限公司的法定職務，公司秘書主要職能在於「合規」，在企業管治中扮演踏重要角色。公司秘書有助維繫商業社會中良好管治的核心，包括於公司董事決策或討論業務發展時提供專業協助。在香港，公司法例和相關規定經常變動，而且變化步伐急速，公司的合規要求也日益複雜，公司秘書主要職能協助董事局遵守有關法例，確保合規和避免因違規而被罰款。

公司秘書與董事同一人可以嗎？

每一間香港有限公司，都必須委任一個合資格的公司秘書。該秘書必須是一名香港居民，或者是一家註冊辦事處或主要營業地點設於香港的公司，並持有香港信託及公司服務提供者牌照 (TCSP)。

在私人有限公司中，董事只要不是公司的唯一董事，都可出任公司秘書職務。從成本的角度看，讓合資格董事擔任公司秘書，的確可節省外判公司秘書的費用，但重點是，公司秘書並不是「掛名」這麼簡單，現時坊間公司秘書服務低至$1,000起，假如未有相關經驗，外判公司秘書服務可避免不少要罰款。因為服務電子化，Chinglink的秘書服務更可低至$600，用最少的費用就可以免除罰款的風險。

至於上市公司，對公司秘書資格的要求就更加嚴格。獲選用為公司秘書的人士或公司必須具備合適的專業、學歷資格或相關經驗，才能夠符合《香港聯合交易所有限公司證券上市規則》《上市規則》中定明的有關要求。

公司秘書資格 | 公司秘書自已做可以嗎？

上文提到，私人公司的公司秘書可由公司其中董事擔任，只要該名董事是是一名香港居民就可以。

但假如你打算委任 秘書公司 出任，須留意他們有沒有領取「信託及公司服務提供者牌照」。根據《打擊洗錢及恐怖分子資金籌集條例》（第 615 章），任何人在沒有牌照的情況下在香港經營信託或公司服務業務，即屬犯罪。

有關信託及公司服務提供者牌照，大家可於  公司註冊處 TCSP  網站查看持牌人登記冊，確保委託出任公司秘書的公司已作登記。

公司秘書職務

公司秘書職責範圍廣泛，需要確保公司營運和決策合法以及幫助公司實行良好的公司管治。公司秘書職責包括：

• 保存及更新公司的法定名冊
• 撰寫會議記錄
• 遞交公司周年申報表
• 準備和呈交公司註冊文件予政府部
• 協調公司帳目及報告的製作和發佈
• 代表公司與監管機構溝通
• 安排董事及股東會議
• 組織及協助舉行董事會及股東大會
• 監察公司管治的進展

總結

中小企的公司秘書日常工作並不算複雜，但作為公司秘書，需要對現時條例有所認知，亦要對公司條例要求敏感度要高，確保依時呈交文件，避免不必要的罰款。所以當選擇 公司秘書服務 時，必須找一間有信譽，並領有《信託或公司服務提供者牌照》的秘書服務公司去當自己的公司秘書。 關注我們 @chinglink.hk 讓你低成本創業